A leltári készlet kezelésének szabályozása
A leltári készlet kezelésének szabályozása
Számos munkáltatónál lényeges szerepe van a leltári készletnek, ami a gyártási-kiszállítási folyamatok stabil működésének az alapját adja. Épp ezért komoly problémát okoz, ha a nyilvántartott készlet és a valóság nem egyezik, főként, ha ez váratlanul, a napi munka közben derül ki. Érdemes tehát olyan intézkedéseket megtenni, amelyek egyfelől könnyebben ellenőrizhetővé teszik a készlet valós állapotát, másfelől megfelelő prevencióval bírnak annak érdekében, hogy az eltérések esetiek, és ne előre tervezettek legyenek.
Munkajogi szempontból a leltári készlettel kapcsolatos szabályozás két nagy területet ölelhet fel: a belső szervezeti szabályozókat, és a leltárfelelősségi megállapodásokat. Előbbiek utasítások, amelyek megszegésért a munkavállalók felelősséggel tartoznak, de nem feltétlenül lehet velük szemben a felmerült károkat érvényesíteni, mivel a kárfelelősség fennállásának az utasítás megszegésén túl többletelemei is vannak, amelyeket a munkáltatónak kell bizonyítania. Az utasítás megszegéséhez kapcsolódóan ugyanakkor be lehet vezetni a fegyelmi felelősség intézményét, amely kötbérjellegű szankciókkal tudja terelni a munkavállalókat a szabályok betartásának irányába.
A leltárfelelősségi megállapodás már kifejezetten a leltári készletért való felelősséget célozza, hiszen ilyenkor a munkavállaló az ismeretlen okból keletkezett leltárhiányért akár teljes mértékben is felelhet. Ebben a körben szerepet kap, hogy egyedül vagy másokkal együtt kezeli a leltári készletet, mivel utóbbi esetben felelősség mértéke leltárfelelős munkavállalónként 6 havi távolléti díj mértékére csökken. A leltározások időpontjait tehát úgy érdemes meghatározni, hogy a leltári készletben „várt” hiány minél nagyobb összege legyen a munkavállalókkal szemben érvényesíthető. Ellenkező esetben visszaélésre adhat alapot önmagában már az is, hogy a munkavállalók tudják, a károkozásuk jóval nagyobb előnyt jelent nekik, mint amennyiért felelősséget kell vállalniuk; vagyis egyszerűen „beszámítják” a megtérítendő maximális kárösszeget.
A leltárfelelősség az ismeretlen okból bekövetkezett hiányra terjed ki; a felelős munkavállalónak tehát érdekében áll, hogy minden hiány okát pontosan meg tudja jelölni (pl. rögtön jelenteni, ha valaki feltörte a raktárt, és úgy lopott a készletből), és a leltári készlettel összefüggésben az előírt dokumentációt pontosan vezetni. E körben a legfontosabb az anyagok, eszközök mozgásának megfelelő szabályozása, azaz a leltári készletbe be-, illetve az onnan kikerülés folyamata; ha ugyanis a munkavállaló mindent szabályosan csinált, és e miatt formálisan nincs hiány, akkor leltárfelelőssége sincs.
A gyakorlatban az egyik legnagyobb visszaélésre a leltári készletből kikerülés körében van lehetőség. Az ideiglenes, a szervezeten belül maradó anyag- és eszközmozgások jól kezelhetők, például a megőrzési felelősség szabályaival; más megközelítést igényel viszont a készletből való végleges kivonás. Ha ugyanis nem jól szabályozott, hogy mi és milyen feltételek mellett vezethető ki a nyilvántartásból, akkor könnyen eltűnhetnek egyes tételek (pl. selejtezésre kerülnek még felhasználható alapanyagok, eszközök). Amennyiben pedig a készletbe bevételezésről és az onnan kivezetésről egyaránt ugyanaz a személy/személyi kör jogosult dönteni, különösen, ha ott alá-fölérendeltségi kapcsolat áll fenn, akkor akár olyan tételek (főkét alapanyagok) is megfordulhatnak a leltári készletben, amelyek fizikai valójukban be sem érkeznek oda; ezek ilyenkor technikailag megjelennek a nyilvántartásban, de rövid időn belül el is tűnnek onnan (megint csak tipikusan selejtezés címén).
Fontos tehát, hogy a bevételezési és kiadási folyamatot a munkáltató ne pusztán belső szabályokkal akarja megoldani, hanem megfelelően telepítsen feladat-és hatásköröket az egyes munkakörökhöz, figyelembe véve, hogy azok egymástól ne függjenek, és a végső döntéshozók (és felelősök) egyes kérdésekben lehetőleg azonos szervezeti szinten legyenek. E mellett elengedhetetlen a rendszeres ellenőrzés, mivel a szabályok csak írott malasztot jelentenek akkor, ha a munkavállalóktól azok betartását soha nem követelik meg, és épp ezért felelősségre vonásra soha nem is kerül sor.
Bár klasszikus megoldásnak számít a visszaélések elkerülésére, hogy a munkavállalók számára olyan motivációs rendszer kerül kidolgozásra, ami a munkáltatói érdekek érvényesítésére ösztönzi őket, de ezek rendszerszinten csak annyiban tudnak működni, amennyiben az így elérhető előny, jövedelem meghaladja a visszaéléssel elérhető előnyöket (jövedelmet) és a lebukás kockázatát. Alapos ellenőrzéssel és nehezen kijátszható szabályokkal tehát a munkáltató nem csak a visszaéléseket tudja korlátozni, de le tudja csökkenteni az olyan extra kiadásokat is, amelyek valójában csak azért merülnek fel, hogy a munkavállalók ellássák munkaköri feladataikat, és ne éljenek vissza a beléjük fektetett bizalommal.
Ha a munkáltató szervezeti rendszere a mérete folytán nem teszi lehetővé az egyes munkakörök, feladatok ilyen mértékű szétválasztását, akkor érdemes lehetőséget biztosítani arra, hogy a visszaéléseket észlelő, de a megtorlástól tartó kollégák számára megfelelő csatornák álljanak rendelkezésre, hogy jelezhessék azokat. Ilyen csatorna az ún. „whistleblowing” rendszer, ami anonim módon teszi lehetővé a visszaélések jelentését, és amely pár éven belül az 50 főt foglalkoztató munkáltatóknál egyes kérdések vonatkozásában kötelező is lesz.
Olvass tovább:
Mit ér a füttyszó vállalaton belül?
Füttyszó helyett adóhatékony ösztönzés