Digitalizálás a munkajogban

Digitalizálás a munkajogban

A munkáltatók közül egyre többen indultak el a papír alapú dokumentáció megszüntetése és a munkajogi folyamatok digitalizálása irányában. Egyre több megoldás kínálkozik, úgy jogi, mind műszaki területen; mégis nagy a bizonytalanság, első sorban a nagy jelentőségű jognyilatkozatok (pl. munkaviszony-megszüntetések) esetén, így ezeket óvatosságból sokszor továbbra is papír alapon teszik meg. Az alábbiakban áttekintjük, hogy mi alapozhatja meg ezeket a dilemmákat, és milyen szempontok alapján érdemes nekiállni a digitális folyamatok kialakításának.

Az elektronikus dokumentum fogalma, alakisága, közlése

A munkajog – a polgári joghoz hasonlóan – használja az elektronikus dokumentum fogalmát, de nem definiálja azt. Egyedül azt határozza meg, hogy mikor minősül írásbelinek az elektronikus dokumentum útján megtett jognyilatkozat; ennek feltételei, hogy a jognyilatkozat olyan elektronikus dokumentumban kerüljön közlésre, amely alkalmas

1. a jognyilatkozatban foglalt információ változatlan visszaidézésére,
2. a nyilatkozattevő személyének azonosítására,
3. a jognyilatkozat megtétele időpontjának azonosítására.

Ezek mellett fontos az is, hogy bizonyítható legyen, az elektronikus dokumentum a címzett (átvételre jogosult) részére mikor vált hozzáférhetővé, azaz mikor vált lehetővé számára, hogy annak tartalmát megismerje; ez lesz ugyanis a jognyilatkozat közlésének időpontja, amit vita estén a nyilatkozatot tevő félnek kell bizonyítani.

Elektronikus dokumentum bármilyen digitalizált formában előállított tartalom lehet; az eIDAS – munkajogban is alapul vehető – fogalmi meghatározása alapján nem csak szöveges dokumentum, hanem az elektronikus formában, különösen szöveg, hang-, képi vagy audiovizuális felvétel formájában tárolt bármilyen tartalom ide tartozhat. Az eIDAS rendelkezései szerint az elektronikus dokumentum önmagában is bizonyító erővel bír; annak joghatása és bírósági eljárásokban bizonyítékként való elfogadhatósága nem tagadható meg kizárólag amiatt, hogy az elektronikus formátumú. Mivel a magyar eljárásjogi szabályok is a szabad bizonyítás elvére épülnek, azaz a közigazgatási és a polgári (munkaügyi) peres eljárásokban általában bármilyen bizonyíték felhasználható a tényállás megállapítása során, így ezekben az elektronikus dokumentumokra is lehet hivatkozni.

Minden olyan esteben, amelyben a munkajog nem követeli meg az írásbeliséget, az egyszerű elektronikus dokumentum is megfelelő lehet a nyilatkozattételre. Az írásbeliség pedig a munkajogban kivételes, mivel általában alaki kötöttség nélkül lehet megtenni a nyilatkozatokat. Az írásba foglalás tipikusan néhány területen kötelező:

1. a munkaszerződés megkötése, módosítása és megszüntetése körében tett jognyilatkozatoknál;
2. ha a munkavállaló (bármilyen) utasítás esetén annak írásba foglalását kéri;
3. egyes tájékoztatások (pl. a munkaszerződés mellé kiadásra kerülő tájékoztatás) esetén;
4. szűk körben egyes utasítások (pl. a munkaidő-beosztás közlése) vonatkozásában.

Utóbbi két terület esetében kerül elő „a helyben szokásos és általában ismert módon közzététel” fogalma, amit a törvény szintén nem definiál. Ide tartozhat minden olyan megoldás, ami ténylegesen lehetővé teszi a munkavállalónak, hogy a nyilatkozatot megismerje; így azok a megoldások is, ahol nyilatkozat elektronikus dokumentumként kerül megtételre (pl. intranet, munkavállalói felhasználói fiók, e-mailen történő megküldés stb.).

A helyben szokásos és általában ismert módon közzététel két különböző joghatással járhat:

1. a nyilatkozat közöltnek minősül (a közzététel időpontjában);
2. e mellett néhány esetben (szűk körben egyes utasításoknál) pedig az így közzétett nyilatkozat írásbelinek is minősül.

Utóbbiaknál tehát, ha azok elektronikus dokumentumként kerülnek megtételre, az írásbeliségnek nem feltétele a korábban írt speciális feltételeknek megfelelő elektronikus dokumentumba foglalás, elegendő azokat a helyben szokásos és általában ismert módon közzétenni.

Az elektronikus dokumentumokkal kapcsolatos bírói gyakorlat

A munkajogi jognyilatkozatok vonatkozásában a polgári jog nem minden rendelkezését kell alkalmazni, így azt sem, amely a jognyilatkozatok érvényességéhez a jognyilatkozatot tevő aláírását is megköveteli; ennek az eIDAS rendszerében a minősített elektronikus aláírás felel meg. A munkajogban az elektronikus dokumentumok így érvényesek a jognyilatkozatot tevő minősített elektronikus aláírásának hiányában is. Ezt erősíti meg a Kúria egy elvi bírósági határozatában is, melyben a megállapításra került, hogy az írásba foglalásnak nem feltétele a nyilatkozattevő saját kezű aláírása. Ehhez hasonlóan az Mt. azt sem követeli meg, hogy bármilyen elektronikus aláírás szerepeljen a dokumentumon. A fenti ügyre hivatkozott a munkáltatói jogkör gyakorlásáról szóló összefoglaló jelentésében a Kúria joggyakorlat-elemző csoportja is, mikor kiemelte, a munkáltatói jogkör gyakorlójának aláírása nem szükséges ahhoz, hogy a nevében közölt, névbélyegzőjével ellátott, írásba foglalt felmondás érvényes legyen.

A fenti érvelést már az 1992-es Mt. hatálya alá tartozó ügyre vonatkozóan a Kúria által meghozott egyik ítélet is tükrözte. Ebben az ügyben a Kúria az előzetesen papíralapú dokumentum formájában cégszerűen aláírt, majd beszkennelt és PDF formátumban, e-mail útján továbbított munkaviszony megszüntetésére irányuló jognyilatkozatot fogadott el érvényesnek. A Kúria ítéletében kifejezetten kimondta, hogy a fenti módon elektronikus úton megküldött irat, lévén tartalmi és formai szempontból egyaránt megfelel az eredeti papíralapú teljes bizonyító erejű magánokiratnak, eleget tesz az 1992-es Mt. által meghatározott írásbeliség követelményének. A Kúria az okirat érvényességével kapcsolatban csupán azt követelte meg, hogy a szkennelt okirat maga eredeti legyen, ennek hiányában ugyanis a másolt, illetve elektronikussá alakított jognyilatkozat közlése sem lehet jogszerű.

A fentieknek megfelelő megállapításokat tartalmaz a Kúria egy későbbi döntése is, melyben a bíróság egy MSN-en (internet alapú, azonnali üzenetküldő szolgáltatás) JPG formátumban közölt azonnali hatályú felmondás kapcsán mondta ki, hogy az írásbeliség követelményének az ily módon közölt jognyilatkozat megfelel. Az ügyben vizsgált dokumentumot a munkáltató szabályszerűen, papíralapon írásba foglalta, majd szkennelés útján digitalizálta. Tekintettel a szkennelési eljárás sajátosságaira, a bíróság az így létrehozott JPG fájlt a géptávíró (telefax) és az 1960. évi 11. tvr. (Ptké.) rendelkezésein alapuló analógiája nyomán írásba foglaltnak és szabályszerűen közöltnek tekintette. Az ítélettel érintett időszakban az 1992-es Mt. nem határozott meg kritériumot az írásbeliségre nézve, ezért annak utaló szabálya alapján az 1959. évi Ptk. és a Ptké. rendelkezéseit kellett alkalmazni az írásbeliség követelményeit illetően.

E-mail: levél vagy boríték?

A hivatkozott ítéletekkel kapcsolatban felmerül a kérdés, hogy minek kell tekinteni az e-mailt: annak az elektronikus dokumentumnak, amely útján kerül megtételre jognyilatkozatot (azaz az e-mail maga a nyilatkozat, a „levél”), vagy „borítéknak”, amely közli jognyilatkozatot (a levelet) a címzettel? A kérdés jelentősége abban áll, hogy ha az e-mailt kell jognyilatkozatnak tekinteni, akkor

1. a jognyilatkozatban foglalt információ az e-mail teljes tartalma (ideértve a csatolmányokat is), vagyis annak egészét kell változatlan visszaidézésére alkalmas módon megtenni (pl. az egész e-mailt kellene időbélyegzővel ellátni);
2. a nyilatkozattevő az e-mail feladója, akinek személye egyértelműen beazonosítható kell legyen (pl. az egész e-mailt kellene elektronikus aláírással ellátni);
3. a nyilatkozat megtételének időpontja az e-mail megírásának (kiküldésének) időpontja minősül.

Ezzel szemben, ha az e-mail csak „boríték”, akkor feladója csak a más (vagy maga) által korábban megtett jognyilatkozatot fogja közölni, hasonlóan, mint ahogy a postás, vagy a futár adja át a levelet a címzettnek. Ebben az esetben is lehetséges, hogy az e-mail szöveges tartalma adja a jognyilatkozatot, mely esetben az előzőekben leírt feltételeknek a boríték és a levél tartalmi szétválaszthatatlansága miatt meg kell felelni. A szétválasztás logikáját követve ugyanakkor az is megvalósítható, hogy az írásbeliség követelményének önmagában megfelelő elektronikus dokumentum csatolmányként legyen elhelyezve az e-mailen (mintegy levélként betéve a borítékba). Ebben az esetben nem a jognyilatkozat megtételét, hanem a közlését szolgálja az e-mail útján történő kiküldés, amelyre így olyan személy is jogosult lehet, aki a jognyilatkozat megtételére egyébként nem lett volna az.

Az ismertetett ítéletek logikája az e-mailek csatolmányait tekintette jognyilatkozatnak, azokkal szemben támasztott követelményeket (mögöttes eredeti, papír alapú okiratban megtett jognyilatkozat); az ügyekben az e-mail csak ennek a jognyilatkozatnak a közléséül szolgáló csatornaként funkcionált. Az ítéletek a munkáltatói jogkör gyakorlója által meghozott döntésre fókuszáltak, nem arra, hogy azt ki, és milyen módon közölte a címzettel (lásd különösen a névbélyegző használatát).

Függetlenül attól, hogy a fenti ítéletek az 1992-es Mt. rendelkezésein alapulnak, azokat értelmezik, a kimondottak a jelenleg hatályos Mt. rendelkezései szempontjából is irányadók lehetnek, hiszen a bíróság ítéleteiben a ma hatályos definíciónál jóval szűkebb fogalomra nézve fogadta el a szkennelt dokumentum alaki megfelelőségét. Tekintettel arra, hogy a hatályos szabályozás az írásbeli jognyilatkozatnak minősülő elektronikus dokumentumok körét tágabban értelmezi, a korábban érvényes, szűkebb fogalommal kapcsolatban kimondottak álláspontunk szerint változatlanul irányadók, azaz jognyilatkozatként az e-mail csatolmánya is tekinthető.

Ki kell ugyanakkor emelni, hogy a Kúriának hatályos szabályozás alapján is született már olyan döntése, amelyben írásbeli elektronikus dokumentumnak minősítette a HR igazgató által, szervezeten kívüli e-mail címre küldött, munkaszerződés megkötésére vonatkozó ajánlatot tartalmazó (elektronikus aláírást nem tartalmazó) e-mailt – itt maga az e-mail minősült jognyilatkozatnak. A jognyilatkozatot tevő és az azt kiküldő személy különbsége miatti kérdés viszont nem merült fel, mivel a döntés tényállása szerint a HR igazgató képviseleti (munkáltatói jogkör gyakorlásra vonatkozó) jogát nem kifogásolták.

A gyakorlati szempontok a folyamatok átalakításánál

A leírt alapvetésből kiindulva a munkajogi folyamatok digitalizálása során érdemes jól elkülöníteni a „borítékot” és a „levelet”, azaz bármilyen közlési mód esetében egyértelműsíteni, hogy mi az elektronikus dokumentumként megtett (jog)nyilatkozat, és mi maga a csatorna – ez nem csak e-mail lehet, ide tartozhat a munkavállalói fiókba automatikus feltöltést biztosító alkalmazás is.

Ha a (jog)nyilatkozat nem elkülöníthető, akkor a munkáltatónak olyan zárt, biztonságos számítástechnikai rendszerrel kell rendelkeznie, amelyben kétségtelenül megállapítható, hogy a nyilatkozat kitől származik. Ehhez nem szükséges az elektronikus aláírás, egy e-mail is megfelelő lehet. A munkáltató szervezetén belül a bírósági döntések alapján elegendő lehet, ha az elektronikus dokumentumok korlátozott és zárt körében való elfogadásának feltételeit megállapították, főként, mivel – a korában írtak szerint – akár egy szervezeten kívüli személlyel szembeni kommunikáció során is írásbeli dokumentumként kezelhető az e-mail.

Elkülönített (jog)nyilatkozat (pl. pdf csatolmány) esetében legalább azt biztosítani kell, hogy valóban a munkáltatói jogkör gyakorlójától származzon a döntés, amelyet magába foglal; az aláírásbélyegző bírósági elfogadásából eredően nem kell feltétlenül aláírnia, de a döntéshozatalai folyamatot tudni kell bizonyítani. Figyelemmel a téma újszerűségére, célszerű olyan folyamatot kiállítani, ahol az elektronikus dokumentum előállítása valóban csak akkor történhet meg, ha az arra jogosult azt elrendeli (pl. a bérlapokat csak az arra feljogosított munkáltatói jogkör gyakorló tudja lehívni, vagy azokra – az aláírásbélyegző mintájára – aláírásképet helyez el stb.).

Ha a nyilatkozat írásba foglalása kötelező, és azt a helyben szokásos módon történő közlés önmagában nem valósítja meg, az elektronikus dokumentumokra előírt különös szabályoknak is meg kell felelni. Ennek a jognyilatkozatnak az előállítása is történhet közvetlenül elektronikus úton, de akár egy papír alapon írásba foglalt jognyilatkozatról készített megfelelő digitális másolat útján is – erre a hatályos jogban külön szabályozás is vonatkozik, az egyszerű szkennelés önmagában már nem elegendő.