Új kötelezettség az 50 főnél nagyobb cégeknek: visszaélés-bejelentési rendszer felállítása

Új kötelezettség az 50 főnél nagyobb cégeknek: visszaélés-bejelentési rendszer felállítása

Május 25-én hirdették ki a panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló 2023. évi XXV. törvényt, amely alapjaiban változtatja meg a vállalkozások mindennapjait. A Panasztv. a kihirdetését követő 60. napon, vagyis 2023. július 24-én lép hatályba, a 249 fő feletti foglalkoztatotti létszámmal rendelkező szervezeteknek pedig azonnal lépniük kell és rövid felkészülési idő mellett kell kialakítaniuk saját bejelentő-rendszerüket a jogszabálynak való megfelelés érdekében. Azoknak a szervezeteknek, akiknek a foglalkoztatotti létszáma az 50 főt meghaladja, de a 250 főt nem éri el, kicsivel több idő áll a rendelkezésére. Nekik 2023. december 17-ig kell implementálniuk a szabályokat.

Az Európai Unió pár éve a zászlójára tűzte az uniós jogot sértő magatartások feltárásának és megelőzésének hatékonyabbá tételét. Ennek érdekében megalkotta az uniós jog megsértését bejelentő személyek védelméről szóló 2019/1937 irányelvet (a továbbiakban: Irányelv), amely a célok elérését oly módon kívánja biztosítani, hogy a visszaéléseket tapasztaló bejelentő személyek védelmet élvezzenek és ne kelljen tartaniuk az esetleges megtorlástól, negatív következményektől. Az Irányelv a magánszektorban tevékenykedő jogalanyokra is kiterjed, akiknek olyan rendszert kell megalkotniuk, amely alkalmas a vázolt célkitűzések megvalósítására. Magyarország a Panasztv. 2023-as elfogadásával ugyan megkésve, de ezt az irányelvet ültette át a magyar jogba. Az alábbi cikkünkben áttekintjük, hogy mit hozott a magyar szabályozás és mit kell a magánszektor szereplőinek rohamléptekben teljesíteniük annak érdekében, hogy megfeleljenek az új törvénynek.

Mi az a belső visszaélés-bejelentési rendszer? Kinek kell működtetni?

A belső visszaélés-bejelentési rendszer olyan – a magánszektor egyes szereplői számára kötelezően létrehozandó – instrumentum, amelyen keresztül a jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekményre vagy mulasztásra, illetve egyéb visszaélésre vonatkozó információt lehet bejelenteni. A rendszert érintő technikai követelményekkel kapcsolatban a Panasztv. rögzíti, hogy azt úgy kell kialakítani, hogy a személyazonosságát felfedő bejelentő, valamint a bejelentésben érintett személy személyes adatait az erre jogosultakon kívül más ne ismerhesse meg. A gyakorlatban tehát bármilyen olyan felület megfelelő lehet, ami ennek a kritériumnak megfelel. Meg kell jegyezni azonban, hogy a bejelentések nemcsak írásban, de személyesen vagy telefonon is történhetnek, tehát nem elegendő pusztán egy felület biztosítása, hanem az eljárás feltételrendszerét is alaposan át kell gondolni. Így pl. meg kell határozni azt, hogy hogyan kell eljárni, ha a bejelentésre személyesen vagy telefonon kerül sor. Ennek keretrendszerét maga a Panasztv. is tartalmazza, így annak mentén szükséges gondolkodni és tervezni a visszaélés-bejelentési rendszer felállításakor.

Kiknek lesz kötelező a rendszer felállítása?

A belső visszaélés-bejelentési rendszer létrehozása kötelező:

• a legalább 50 főt foglalkoztatók számára, valamint
• foglalkoztatotti létszámtól függetlenül a speciális foglalkoztatói körbe tartozók esetében (pl. a Magyarországon bejegyzett és az Európai Unió határain kívül engedélyesként vagy üzemeltetőként tengeri olaj- és gázipari tevékenységet folytató foglalkoztató, ügyvédi iroda, bizalmi vagyonkezelő, könyvvizsgáló, székhelyszolgáltató stb.).

Viszonylagos könnyítésként rögzíti a törvény, hogy az 50 és 249 közötti foglalkoztatotti létszámú szervezetek – a decemberi határidő mellett – közösen is létrehozhatják a rendszert.

Ki működteti a rendszert?

A belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetését – a foglalkoztató döntése alapján – bejelentővédelmi ügyvéd vagy más külső szervezet is elláthatja. A rendszer kötelező felállításában érintett cégek jellemzően rendelkeznek megbízott ügyvéddel, így adná magát a lehetőség, hogy egyúttal ezt a feladatot is rá bíznák. Erre azonban az összeférhetetlenségi szabályok miatt nincs lehetőség, ugyanis csak olyan ügyvédet lehet megbízni a rendszer működtetésével, aki nem áll vagy állt megbízási jogviszonyban, munkaviszonyban, munkavégzési kötelezettséggel járó más jogviszonyban a foglalkoztatóval. Lehetőség van szervezeten belül erre a célra kijelölt pártatlan személy vagy szervezeti egység felállítására is. Az összeférhetetlenségi szabályok mindkét esetében irányadók.

Mi a megoldás? A szervezeten belüli működtető esetén fontos, hogy olyan személyt vagy szervezeti egységet jelöljön ki a foglalkoztató, aki vagy amely meg tud felelni a Panasztv.-ben meghatározott garanciális szabályoknak és pártatlanul tudja ellátni a feladatát. Ilyen személy vagy szervezeti egység kijelölése nem egyszerű feladat, hiszen egy hosszú ideje foglalkoztatott munkavállaló nem feltétlenül tudja függetlenül és pártatlanul kezelni a bejelentéseket. Bár kétségtelenül ez a legköltséghatékonyabb megoldás és viszonylag rövid idő is áll a cégek rendelkezésére a törvénynek való megfelelés kapcsán, mégis érdemes megfontolni egy kifejezetten visszaélés-bejelentéssel foglalkozó külső szolgáltató vagy ügyvéd megbízását. Már csak abból a szempontból is, mert egy ilyen szervezet vagy bejelentővédelmi ügyvéd előzetesen kialakított egy eljárásrendet, amelyet könnyedén a foglalkoztató igényeire tud szabni.

Ki tehet bejelentést?

A bejelentők körét igen szélesen határozza meg az új törvény. Az érintett személyi kör gyakorlatilag két részre bontatható:

• Egyrészről bejelentést tehet minden olyan személy, aki valamilyen foglalkoztatásra irányuló jogviszonyban áll vagy állt a foglalkoztatóval, de annak is lehetősége lesz a bejelentésre, akinek a kiválasztása már megkezdődött, de még nem létesített vele jogviszonyt a foglalkoztató.
• Másrészről olyan személyek is jogosultak lesznek a belső visszaélés-bejelentési rendszer használatára, akik másfajta természetű viszonyban vannak vagy voltak az adott jogalannyal. Így pl. a foglalkoztatóval szerződéses kapcsolatban álló cég, az ügyvezető, de az foglalkoztatónál tevékenységet végző gyakornoknak és önkéntesnek is lehetősége lesz bejelentést tenni.

Hogyan zajlik a bejelentések kivizsgálása?

A bejelentés szóban és írásban is megtehető, a fontos az, hogy a kivizsgálás minden lépését megfelelően dokumentálni szükséges és a bejelentőt a vizsgálat megkezdésekor tájékoztatni kell – többek között – az eljárás menetéről és az adatkezelés szabályairól is. A Panasztv. az eljárás határidejét is meghatározza, mely szerint a bejelentéstől számított legrövidebb időn, de legfeljebb 30 napon belül sor kell keríteni a kivizsgálásra.

Az adatkezelési szabályok tekintetében a törvény rögzíti, hogy a bejelentések kivizsgálása során csak azokat az adatokat lehet kezelni, amelyek bejelentés kivizsgálásához elengedhetetlenül szükségesek, minden mást haladéktalanul törölni kell.

A bejelentés kivizsgálása bizonyos esetekben mellőzhető, így pl. akkor is, ha a bejelentésre anonim módon került sor. Ez feltételezhetően azt a célt szolgálhatja, hogy a bejelentésekre ne kerüljön sor visszaélésszerűen, másrészről azonban előfordulhat, hogy pont a megtorlástól vagy a következményektől tartva a bejelentő inkább nem teszi meg a bejelentést, ha a nevét is vállalnia kell. Ezt megelőzendő a Panasztv. számos garanciális szabályt fogalmaz meg, amely a bejelentő védelmét szolgálja. Ha a bejelentő azt tapasztalja, hogy a bejelentésére tekintettel őt bármilyen hátrány érné (pl. előléptetését megtagadják, képzésből kizárják, negatív értékelést írnak róla stb.), akkor lehetősége van hatósági vagy bírósági úton érvényesíteni az álláspontját, amelyben pusztán annyit kell bizonyítania, hogy a bejelentése jogszerű volt.

Mi várható?

Az érintett foglalkoztatói körbe tartozóknak mihamarabb lépniük kell és ki kell alakítaniuk a belső visszaélés-bejelentési rendszerüket, amely megfelel a Panasztv. követelményeinek. Mivel a nagyvállalatok esetében rendkívül rövid idő van az implementálásra, így érdemes lehet szakértői segítséget igénybe venni. Fontos, hogy a szabályok betartását az illetékes foglalkoztatás-felügyeleti hatóság ellenőrizheti és szankcionálhatja.

Az Opus Simplex Kft. szakértői elsősorban kis- és középvállalkozások számára segíthetnek egy olyan visszaélés-bejelentő és folyamatkezelő rendszer bevezetésében, illetve működtetésében, amely mindenben megfelel a jogszabályi előírásoknak. Keressen minket bizalommal!